PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI

İş verenler, işe yeni başlayan her personelden birkaç belge teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketin çalışma alanına göre değişiklik gösterir. Bazı şirketler için sağlık raporu yeterliyken bazıları için akciğer filmi gibi detaylı tetkikler gerekebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir. Çalışan ile ilgili özel bilgilerin yer aldığı dosyaya “personel özlük dosyası” adı verilir.  4857 sayılı iş kanununa göre iş veren, özlük dosyasındaki bilgileri kimsenin erişemeyeceği güvenli bir yerde saklamakla yükümlüdür. Ayrıca ilgili devlet makamları tarafından talep edilmesi durumunda hukuka uygun olarak çalışanın bilgilerini açıklamak da yükümlülükleri arasındadır. 

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler neler?

Personel özlük dosyasında yer alan bilgiler aşağıdaki gibidir:

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
  • İş başvuru formu
  • İkametgah Belgesi
  • Sağlık raporu
  • Diploma fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
  • Erkekler için askerlik durum belgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi

Özel durumlarda olması gereken belgeler:

  • Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
  • Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
  • 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
  • Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi

Çalışanın iş süresince özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:

  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
  • Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
  • İş kazası raporları
  • Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
  • Performans değerlendirme formları
  • Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
  • Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
  • Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
  • Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
  • Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
  • Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları

İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:

  • İstifa dilekçesi
  • Çalışma belgesi
  • Fesih bildirimi
  • Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
  • İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
  • SGK işten ayrılışı bildirgesi
  • İhbarname ve ibraname
  • Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar

Özlük dosyası tutmamanın cezası

İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin, işçilerin özlük dosyalarında bulunmaması ya da işçiler için herhangi bir özlük dosyası tutulmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Her işveren, çalışanları için özlük dosyası tutmakla mükelleftir ve işçi özlük dosyası tutmamanın cezası 2021 yılı için 4.173 TL‘dir.